Privatlivspolitik

Et medlem af Haveforeningen Hjortespring får, når personen køber et kolonihavehus, og dermed lejer en parcel og indgår som medlem i Haveforeningen Hjortespring udleveret foreningens love og ordensreglement. Samtidig afgiver medlemmet følgende personlige oplysninger: Navn, helårs privatadresse, kolonihaveadresse, mailadresse og telefonnummer. Foreningen registrerer aldrig medlemmets fødselsdato, cpr-nummer eller andre personoplysninger, der kræver en højere grad af beskyttelse.

Medlemmet har i henhold til § 3, stk. 6 i foreningens vedtægter herefter pligt til at sikre, at foreningen altid har korrekte oplysninger om medlemmets helårsadresse, mailadresse og telefonnummer.

Foreningens bestyrelse behandler som dataansvarlig følgende personoplysninger: medlemmets navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer og købskontrakten på kolonihaven.

Foreningen videregiver medlemmets personoplysninger til ejerne af H/F Hjortesprings grund med henblik på at etablere lejeforhold for medlemmets parcel. Desuden videregiver foreningen for medlemmer bosiddende i Herlev Kommune oplysningerne til Herlev Kommune i forbindelse med godtgørelse af betaling for affaldshåndtering for foreningens Herlev-borgere.

Foreningens bestyrelse videregiver desuden medlemmets mailadresse til hjemmesideadministrator, der udsender informationer fra bestyrelsen til medlemmerne i forbindelse med foreningens åbning, lukning, generalforsamling og fælles fester og lignende.

Opbevarelse af medlemmernes personoplysninger

Medlemmernes personoplysninger opbevares i:

• Købskontrakter ved havehandler
• Medlemslister
• Bogføringen af foreningens økonomi.
• Referater af bestyrelsesmøder, hvor medlemmets byggeansøgninger og sager medlemmet har været involveret i, har været behandlet.
• Register over Haveforeningens huse, plantegninger af hus og tilbygninger, samt behandlingen af ansøgninger om byggetilladelser mv.

Kassereren opbevarer de personoplysninger, der er nødvendige for i henhold til foreningens vedtægter at muliggøre opkrævning af kontingent til foreningen samt kontrol af, at medlemmet løbende betaler foreningskontingent og eventuelle bøder for manglende fremmøde ved vandåbning, manglende fremmøde ved pligtarbejde, manglende overholdelse af regler for vedligeholdelse af hegn ud mod interne veje og stier, samt hegn ud til ydre veje. Bogføringen kører i Dinero og opkrævninger i Arbejdernes Landsbank.

Dinero kræver adgang med brugerlogin og adgangskode, som alene foreningens kasserer er i besiddelse af. Bilag fra bogføringen er i en mappe, der fysisk befinder sig på kassererens helårsbolig i aflåst skab.

I Arbejdernes Landsbank, hvor opkrævninger kører, skal man logge ind med nem id og være godkendt af banken i fht. tegningsregel omkring bestyrelsen, for at have fuldmagt. Foreningen opbevarer bogføringsbilag i det givne kalenderår plus 5 år i henhold til bogføringsloven.

Desuden vil et medlems navn og adresse stå i referater af bestyrelsesmøder, der har behandlet sager, medlemmet indgår i. Det kan f.eks. dreje sig om byggeansøgninger, kasserers oversigt over medlemmer, der skylder kontingent eller anden gæld eller referat af konflikter, hvor medlemmet indgår. Bestyrelsesdrøftelser og referater heraf, hvor navne fremgår, behandles fortroligt af bestyrelsens medlemmer. I offentliggjorte referater er de involverede medlemmer anonymiserede.

Medlemmets ret til indsyn i og sikring af korrekte oplysninger
Et medlem har til enhver tid ret til at få indsigt i, hvilke oplysninger foreningens bestyrelse opbevarer omkring medlemmet, og pligt til at sikre sig, at disse oplysninger er korrekte.

Slettefrister eller kriterier for, hvornår foreningen vil slette oplysningerne
Foreningen opbevarer medlemmers købskontrakter, så længe medlemmet har have i H/F Hjortespring. Formålet hermed er at sikre, at købskontrakten kan indgå ved bestyrelsens og ejernes godkendelse af et videresalg af haven.

Foreningen opbevarer om medlemmets navn, helårsadresse, mailadresse og telefonnummer, så længe medlemmet er medlem af H/F Hjortespring. Formålet er at sikre, at foreningen til enhver tid hat mulighed for at komme i kontakt med et medlem.

Foreningen opbevarer desuden medlemslister med henblik på at kunne registrere foreningens udvikling og historie. Det enkelte medlem vil ved salg af sin have blive spurgt om sit tilsagn til denne utidsubegrænsede opbevaring af sit navn, post- og mailadresse, haveadresse samt telefonnummer.

Dine rettigheder

Når vi behandler dine oplysninger, har du iflg. persondataforordningen en række rettigheder:

• Du har ret til at blive oplyst om, at vi behandler oplysninger om dig – det er det vi oplyser dig om i denne privatlivspolitik (som forening har vi oplysningspligt)
• Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig (indsigtsret)
• Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig berigtiget (retten til berigtigelse)
• Du har ret til at få oplysninger om dig slettet, når du afgiver din have til partner eller sælger den (retten til at blive glemt)

Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling af personoplysninger, ved at henvende dig til Bestyrelsen.

Henvender du dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.

Du kan indgive klage til tilsynsmyndighederne – Datatilsynet – over behandling af dine personoplysninger.

Revision af privatlivspolitikken

Bestyrelsen forbeholder sig ret til at ændre foreningens privatlivspolitik. Når vi ændrer privatlivspolitikken, ændrer vi også datoen øverst i dette dokument. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom på foreningens hjemmeside.

Den til enhver tid gældende privatlivspolitik er tilgængelig under fanen Love og regler mv. på foreningens hjemmeside https://hf-hjortespring.dk